Hur ofta läser vi inte stora rubriker om projekt som blir för dyra, är försenade eller levereras med dålig kvalité? Inte bara från min tid i projektledningar för stora kraftverksprojekt vet jag att projekt medför specifika frågeställningar som avser processerna för projektstyrning och -kontroll.

En viktig del av projektstyrningen är på vilket sätt risker ska identifieras, bedömas, kommuniceras, och hanteras. Frågeställningar som kan ställa till problem är exempelvis; ska riskerna bedömas både i förhållande till bolagets övergripande mål eller enbart projektmålen? Vilken del av projektriskerna ska bli del av den övergripande riskrapporteringen och när ska de eskaleras i så fall? Behöver vi ha en dedikerad riskmanager i projektet eller ingår den uppgiften i exempelvis projektledarens arbete?

God sed för hur dessa frågeställningar borde tacklas beskrivs bl a i relaterade standarder (t ex PMI) vilka i de flesta fallen är utgångspunkt för att bl a med hjälp av certifierade projektledare bygga en effektiv styrprocess. Trots allt är världen fortfarande full av projekt som inte levererar, eller utvecklas till svarta lådor som är svåra att få inblick i och helt oväntat kommer med otrevliga överraskningar. Varför är det så?

Projekthanteringsrutiner enligt god sed har i min mening de senaste tio åren tillsammans med bättre kvalificerade projektledare utvecklats starkt hos företagen och organisationer. Man har satsat mycket på utbildning i projektledning vilket har gett resultat. I många projekt är projekthanteringsrutiner inklusive riskhanteringen i dag självklara hygienfaktorer som ska finnas på plats när projektet rullar i gång. Min egen erfarenhet från stora projekt är dock att huvudproblemen i många stora projekt främst inte ligger i dessa projekt-interna rutiner, utan i hur projekt styrs och övervakas utifrån. Vi borde alltså prata mer om bristande projekt-governance än om brister i projekt-interna rutiner. Jag ska förklara varför.

Projektteam jobbar väldigt tajt ihop mot ofta mycket konkreta gemensamma mål vad gäller avtalsreglerade tidsplan och kvalitetskrav, samt begränsade budgetar som ska hållas. Med dessa förutsättningar blir teamen enormt sammansvetsade vilket gör att de över tiden utvecklar sin egen projekt"bubbla". Inom denna bubbla ska alla problemen lösas, helst utan hjälp utifrån. Varningstecken uppmärksammas oftast tidigt inom teamet, vilket tyder på att problemmedvetenheten finns där. Ändå - med tanke på att kraven och trycket utifrån ofta redan är höga - kommuniceras dessa inte (eller inte fullständigt) utåt då man så länge som möjligt kämpa för och tror kunna lösa problemen själva utan att behöva "oroa" styrgruppen i onödan. Därför är det föga förvånande att otrevliga överraskningar kommer fram så sent i de fallen där teamet till slut inser att problemet i fråga inte kunde lösas på egen hand. Med ännu större förseningar och kostnader som följd.

Lösningen är att "bubblan" måste spricka! Med andra ord, insynen i kritiska projekt utifrån måste förbättras. Det är styrgruppens ansvar att bygga rutiner kring projektet som gör att bubblan inte ska kunna utvecklas. Sådana rutiner kan vara att öka frekvens för styrgruppsmöten med avskalad avrapportering, och begränsade men frekventa projektaudits genömförda av internrevision eller organisationens riskavdelning. Utmaningen ligger i att den ökade insynen riskerar att arbetsbördan för projektteamet kan bli för mycket. En svår balansgång mellan höga krav och upplevd nytta.

Men det är också styrgruppens ansvar att å hela organisationens vägnar förmedla en kultur av öppenhet och transparens in i projekt vilket gör att medvetenheten och öppenhet kring risker sprider sig och sitter i väggarna. Lyckas styrgruppen i samspel med projektledningen med det och skapar ömsesidig tillit så minskar behovet av insynsrutiner avsevärt. Den målbilden borde alla styrgrupper och projektledare sträva efter eftersom otrevliga överraskningar är det ingen som vill ha!

Fundera alltså över följande frågor när du tänker på din egen projektportfölj:

• Vilka projekt i vår portfölj är kritiska?
• Har vi etablerat en styrgrupp i varje kritiskt projekt?
• Hur och när sker avrapporteringen till respektive styrgrupp?
• Hur bedömer vi riskmedvetenheten och transparens i respektive projektteam?
• Behöver vi öka vår insyn i dessa projekt genom oberoende granskningar?