Tre frågor som hjälper i alla lägen

Att effektivt följa upp en komplex verksamhet genom att ställa relevanta frågor till ledningen är en utmaning för alla som inte dagligen är del av verksamheten. Det gäller oavsett om man är fritidspolitiker i kommunens nämnd eller styrelseledamot i ett bolag. För dessa personer är det ofta ett stort bekymmer att – på grund av antingen kompetens- eller tidsbrist – inte tillräckligt kunna sätta sig in i alla ämnen som de ska besluta om. En situation som ofta leder till frustration eftersom de har högre ambitioner än att bara ”nicka” genom ett förslag eller beslut utan att verkligen veta vad det handlar om.

I en PwC undersökning från januari i år bekräftas denna iakttagelse om styrelsernas arbete och deras framtida utmaningar. Där rankar styrelseledamöterna som största utmaning att rent tidsmässigt få ihop den förväntade arbetsinsatsen som krävs för att till exempel vara väl förberedd inför det kommande mötet. Problematiken berör både individernas arbetsbelastning i övrigt men också styrelsemötenas effektivitet. Att det är ett problem för den enskilda ledamoten beläggs även genom att bara titta på mängden av olika utbildningsprogram som erbjuds på marknaden, bland annat av styrelseakademien.

Frågan är därför vilka som i alla lägen är de mest fundamentala frågorna för en styrelseledamot att ställa för den som vill leva upp till sitt ansvar. Frågor som ger en försäkring om att besluten som sedan ska fattas inte kan bli så fel. Det behövs alltså den minsta gemensamma referensramen som utgör basen för organisationens verksamhet och vilken en ledamot kan referera till, oavsett vilket ämne som står på agendan.

Jag anser att det finns tre frågor som återspeglar denna minsta gemensamma referensram som styrelseledamöterna i alla lägen behöver fokusera på. Dessa frågor är:

1. Strider vårt beslut eller vårt agerande mot våra värderingar?
2. Ligger beslutet i linje med våra kort- och långfristiga huvudmål?
3. Hur påverkar vårt beslut vår övergripande riskbild över de mest väsentliga riskerna?

Jag vill påstå att dessa frågor alltid kan ställas till ledningen av vilken ledamot som helst och oavsett egen kunnighet och förberedelse. Om inte ledningen har ett svar på frågorna borde följdfrågor ställas.

Att få ett bra och välgrundat svar från ledningen förutsätter att organisationen har uttalade värderingar, tydligt definierade kort- och långfristiga mål samt en uppdaterad risköverblick som både ledningen och styrelsen kan referera till. Många organisationer har redan kommit långt i att sätta denna referensram på plats men fler behöver följa efter och ta lärdom av andra. Då kommer fler styrelseledamöter känna sig bekväma och trygga när viktiga beslut fattas.